Kaikki IT-konsultoinnin hyödyistä, palveluista ja toimintatavoista, jotta saisit yrityksesi uuteen nousuun.
Monissa yrityksissä liiketoiminta on puhtaasti jotakin muuta kuin pelkää informaatio teknologiaa, jolloin normaalit työtehtävät eivät vaadi vankkaa IT-osaamista. Erilaisissa muutostilanteissa on tarpeen saada IT-osaamista joko osa-aikaisesti tai nopealla aikataululla, jolloin IT-konsultointi on hyvä ratkaisu ongelman purkamiseksi. Konsultti kykenee tuomaan yritykseen viimeisintä tietoa sekä uusia näkemyksiä, jolloin esimerkiksi tietoturvaprojekti saadaan vietyä ilman ongelmia loppuun eikä yrityksen tarvitse palkata omia työntekijöitä. Rekrytointiprosessi on yleensä hidas.
Tavoitteena on aina tehostaa yrityksen toimintaa sekä mahdollisesti laajentaa sitä uusille alueille. Konsultointia tarvitaan usein niissä tilanteissa, kun kaksi yritystä yhdistyy ja kaikki tietojärjestelmät on integroitava yhteen. Ulkopuolinen apu on näissä tilanteissa tarpeen, koska jo integraation suunnittelu vie oman aikansa ja vaatii paljon tarkkaa suunnittelua. Näissä tilanteissa on yrityksen asiantuntijat myös suuressa roolissa alansa ammattilaisina ja he pystyvät kertomaan tärkeitä yksityiskohtia, jolloin integraatio ja järjestelmien skaalautuvuus onnistuu huomattavasti paremmin. Konsultin tehtävä on huomioida kaikki yksityiskohdat sekä viedä projektia eteenpäin aikataulussa.
Joskus kysymyksessä voi olla huomattavasti pienempi projekti kuten esimerkiksi jonkin järjestelmän uusiminen. IT-konsultointi voi etsiä ratkaisua, kilpailuttaa toimittajia sekä valmistella yritystä muutokseen. Konsultointia voi käyttää myös uusien toimintaprosessien kehittämiseen. Ne ovat usein haastavia projekteja, joihin yrityksen henkilökunta osallistuu, mutta konsultti ohjaa toimintaa sekä pitää kaikkien osa-alueiden lankoja käsissään. Hänen tehtävänsä on ohjata suunnittelua oikeaan suuntaan sekä vähentää muutosvastarintaa yrityksen sisällä.
Teknologiat kehittyvät edelleen nopeasti, jolloin yrityksen on pyrittävä valitsemaan sellainen, joka vastaa tarpeisiin myös tulevaisuudessa. Tähän haasteeseen IT-konsultointi kykenee vastamaan. Yritys itse pystynee kertomaan omat lähitulevaisuuden tarpeensa, jolloin teknologinen ratkaisu saattaa muuttaa työtapoja sekä jopa prosesseja täydellisesti.
Tällaisissa tilanteissa on usein myös auditoitava nykyinen tilanne sekä selvitettävä, millä strategialla yrityksen on tarkoitus jatkaa toimintaansa tulevaisuudessa. Mikäli strategiassa on puutteita, on se ensin saatava kuntoon ja juuri auditoinnilla selvitetäänkin hyvin laajasti yrityksen ongelmakohtia sekä autetaan ratkaisemaan niistä pahimmat. Kaaos on toisinaan käytävä läpi, että toiminta voi saada uuden suunnan. Auditoinnista ja uudesta strategiasta alkaa usein uusi menestystarina, joten sitä kohden kannattaa ponnistella luottavaisin mielin.
IT-konsultointi voi auttaa monenlaisissa tilanteissa. Tässä niistä muutamia esimerkkejä:
Jos yrityksellä on selvä tarve hankkia uusia järjestelmiä tai kehittää omaa toimintaansa, on hyvä alku kilpailuttaa konsultointipalvelut. Niitäkin on monenlaisia ja siksi on kyettävä selvittämään, mikä on oman toiminnan kannalta järkevin. Suositun yrityksen IT-konsultti voi olla kiireinen, vaikka on erittäin pätevä. Tässä tilanteessa on mietittävä, että pystyykö hän antamaan itsestään kaiken yrityksen hyväksi vai onko viisaampaa valita konsultti toisesta yrityksestä. Huonosti tehty työ näkyy aina lopputuloksessa, jolloin rahoilleen ei ole saanut vastinetta.
Toinen tärkeä tehtävä yritykselle on se, että käy läpi tarkasti sen, mitä konsulttisopimukseen sisältyy. Hyvin usein hinnat tuodaan alas, mutta moni tärkeä asia liitetään niin sanotuksi optioiksi. Näiden optioiden avulla hinta voi nousta yli budjetoidun, jolloin on joko karsittava konsultoinnista tärkeitä osia pois tai on nostettava budjettia, jolloin ymmärrettävästi ristiriidat yrityksen sisällä selvästi lisääntyvät. Jokainen konsulttitalo haluaa tietenkin myydä palvelujaan mahdollisimman paljon ja saada siitä hyvät tuotot. Siksi on tärkeää perehtyä referensseihin, joskin niiden läpikäymistä ei saa tehdä vaaleanpunaisten lasien läpi. Referensseissä ei koskaan ole epäonnistuneita projekteja.
Tavoitteet, ovatpa ne liiketoimintastrategiassa tai IT-järjestelmän käyttöönotossa, on aina tarkkaan selvitettävä. Niitä ei voi laatia pelkästään teknologian tai IT:n näkövinkkelistä vaan kaikki on huomioitava liiketoimintalähtöisesti. Yritys ei tarvitse sellaista teknologiaa, mistä sille ei ole hyötyä nyt tai lähitulevaisuudessa. Niihin investoiminen on turhaa.
Kun on päädytty sopivaan teknologiaan, sen käyttöönotto on tehtävä tehokkaasti. Ei myöskään voida jättää huomioimatta niitä osia, jotka jäävät mahdollisesti vielä vanhasta jäljelle. Uuden ja vanhan teknologian riippuvuudet on huomioitava tarkasti. Toinen asia, joka usein jää vähälle huomiolle, on se, että loppukäyttäjiä ei huomioida riittävästi. Kouluttaminen jää vähäiseksi, jolloin se lisää muutosvastarintaa sekä epävarmuutta käyttäjissä. He ovat kuitenkin tärkein osa käyttöönoton onnistumisessa.
Mikään projekti ei saa jäädä paikoilleen vaan toiminnan jatkuva kehittäminen on tehtävä mahdollisimman tehokkaaksi. Uusia mahdollisuuksia on kyettävä tunnistamaan sekä ongelmatilanteissa ratkaisun on löydyttävä mahdollisimman nopeasti. Jokainen projekti tuo aina lisää uusia mahdollisuuksia, joita voidaan ottaa käyttöön tilanteen niin salliessa. Siksi pätevä konsultti listaa toimenpiteitä myös tulevaisuudessa tehtäväksi.
Kaikki yritykset eivät ole IT-orientoituneita ja liiketoiminta on jotakin muuta kuin perinteistä tietotekniikkaa. Työntekijät osaavat liiketoiminnan kaikki koukerot, mutta ymmärrys tietotekniikasta ei ole syvällistä. Silloin kenelläkään ei ole osaamista johtaa projektia ja IT-konsultointi auttaa pääsemään tämän vaiheen yli. Asiantuntevan henkilön palkkaaminen projektiin on järkevää ja siitä on omat hyötynsä. Ei tarvitse edes harkita uuden henkilön palkkaamista projektin ajaksi.
Konsultti pystyy toimimaan erityisen hyvin niissä tilanteissa, missä hänelle annetaan riittävän syvällistä tietoa yrityksen liiketoiminnasta, strategiasta sekä prosesseista. Näiden tietojen jälkeen hänellä on mahdollisuus laatia suunnitelma, joka vahvasti tukee myös liiketoimintaa. Liian usein on ollut projekteja, joissa lähtötietoja ei ole välitetty konsultille ja sen jälkeen esimerkiksi järjestelmän käyttöönotossa tulee ongelmia vastaan. Sieltä saattaa olla osia, joita ei ole lainkaan suunniteltu. Tämä hidastaa projektin etenemistä sekä pahimmassa tapauksessa tuo siihen lisäkustannuksia. Konsulttiin kannattaakin aina suhtautua positiivisesti sekä auttaa alkuvaiheessa, jotta yrityksen tavoite täydellisesti toteutuu budjetissa ja aikarajoissa.
IT-konsultointi on siis järkevä ratkaisu niissä tilanteissa, kun yrityksessä ei löydy omaa osaamista tai ei ole aikaa eikä mahdollisuutta siirtää omia resursseja projektin pariin. Konsultti palkataan juuri siksi, että hänellä on aikaa hoitaa yrityksen asioita ja hänellä on myös oltava osaamista juuri sille alueelle, missä apua tarvitaan. Konsultoinnin ostajana on pidettävä mielessä, että maksaminen tapahtuu vain tehdystä työstä.
Yritys voi aina vaatia sitä, että konsultti on luotettava sekä ajattelee pelkästään yrityksen parasta. IT-konsultointi oikein tehtynä on tehokasta, tehtävät tehdään nopeasti ja varmasti. Hyvä konsultti on aina itseohjautuva, joten hänen tehtäviään ei tarvitse erikseen ohjata. Hän toki vaatii jonkin verran käyttöönsä yrityksen resursseja, mutta niistä on sovittava ennen projektin aloittamista.
Konsultteja on myös monenlaisia. Osalla on laaja IT-osaaminen, jolloin hän ymmärtää kokonaisuudet varsin laajasti sekä osaa etsiä juuri oikeanlaisia ratkaisuja melkeinpä tilanteeseen kuin tilanteeseen. Jos tehdään jokin spesifisempi projekti, siihen kannattaa hankkia konsultti, joka on esimerkiksi hallitse hankittavan IT-järjestelmän kuin omat taskunsa. Hän tuo tarvittavaa erikoisosaamista, mutta silloin yrityksen on itse huolehdittava, että oma näkökulma tulee esille.
Mitä IT-konsultti tekee? Tämän kysymyksen saavat monet alalla työskentelevät kuulla usein. Ammattina IT-konsultti on vielä monelle melko tuntematon. Tietoteknisen asiantuntijuuden kysyntä on viime vuosina lisääntynyt.
